社労士を切り替えるときの流れと注意点。
空白期間をつくらない引き継ぎの進め方

社労士の切り替えは、医院の段階が変わったサイン

開業のときからお願いしている社労士の先生がいる。手続きはきちんと進んでいる。それでも、「職員が増えて相談したいことが増えた」「法人化を考えている」「歯科医院の労務に詳しい人に、就業規則や賃金の設計から相談したい」と感じる時期があります。

これは、医院が成長して、必要な支援の形が変わってきたということです。

一方で、「引き継ぎが大変そう」「手続きが途中で止まったら困る」と、踏み切れない方も多いと思います。この記事では、切り替えの流れと、押さえておきたい注意点を順番に整理します。

切り替えの流れ

大切なのは、2の「新しい社労士との相談」を3の「解約の申し出」より先にすることです。開始日が決まってから申し出れば、どちらの社労士も担当していない期間が生まれにくくなります。

契約の終わらせ方は、まず契約書から

民法では、委任は各当事者が「いつでもその解除をすることができる」とされています（第651条第1項）。この規定は、法律行為でない事務の委託にも準用されます（第656条）。

ただし、相手方に不利な時期に解除したときは、やむを得ない事由がある場合を除き、損害を賠償する定めもあります（第651条第2項）。

実務では、顧問契約書に書かれた解約の申し出の時期に沿って進めるのが円満です。これまでお世話になったことへのお礼を伝え、終了日と引き継ぎの段取りを一緒に決めていただくと、その後のやりとりもスムーズになります。

労務の書類は、医院が保存するもの

引き継ぎで最も大切なのは書類です。労働者名簿や賃金台帳などは、社労士ではなく医院（使用者）に保存の義務があります。

労働者名簿は退職などの日から、賃金台帳は最後に記入した日から数えるなど、起算日は書類ごとに決まっています（労働基準法施行規則第56条）。

社労士に作成や保管をお願いしていた書類があれば、医院の手元にそろっているかを確認しておきましょう。民法も、委任が終わったあとは経過と結果を報告し、受け取った物を引き渡すことを定めています（第645条・第646条）。「どの書類を医院でお持ちすればよいか」を一覧でお願いすると、前任の先生も整理しやすくなります。

電子申請とマイナンバー

社労士が医院に代わって電子申請するときは、「提出代行に関する証明書」を添付します。これは社労士と事業主の間に提出代行の関係があることを示すもので、添付すれば事業主の電子署名は不要になります（e-Gov電子申請のFAQ）。証明書は医院とその社労士の関係を示すものなので、切り替え後は新しい社労士との間で用意することになります。

職員のマイナンバーを社労士に預けている場合は、委託の終わり方も確認します。個人情報保護委員会のガイドラインは、委託契約に「委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄」を盛り込むことを求めています。前任の先生のもとにあるマイナンバーを、返却と廃棄のどちらで扱うかを確かめ、新しい社労士とも同じ項目を含めた契約を結びます（番号法第11条・ガイドライン第4-2-⑴）。

進行中の手続きを洗い出す

切り替えの時期に動いている手続きは、終了日の前に一覧にしておきます。

• 入職・退職の手続きで、まだ終わっていないもの
• 産休・育休中の職員の給付の申請
• 算定基礎届（毎年7月1日現在の職員について7月10日まで）
• 労働保険の年度更新（毎年6月1日から40日以内）
• 36協定の有効期間の満了日
• 準備中の助成金や、就業規則の見直し

特に6月から7月は年度更新と算定基礎届が重なります。この時期に切り替える場合は、どちらの社労士が担当するかを先に決めておくと安心です。

院長が確認しておきたい5つのこと

1. 顧問契約書の解約の申し出の時期を確認していますか。 新しい社労士との開始日は、そこから逆算して決めます
2. 新しい社労士との開始日を決めてから、申し出をしていますか。 空白期間をつくらないための順番です
3. 労働者名簿・賃金台帳・出勤簿が医院の手元にそろっていますか。 保存の義務は医院にあります
4. 職員のマイナンバーの返却か廃棄かを確認していますか。 新しい委託先との契約にも同じ項目を入れます
5. 進行中の手続きを一覧にしていますか。 産休・育休、算定、年度更新、36協定の期限は特に確認しておきたいところです

当事務所の労務顧問プランでは、前任の先生からの引き継ぎ（手続きの状況確認・電子申請の委託設定の変更など）は「労務顧問 導入費用」に含まれています。現在の契約の解約予告期間を確認したうえで、空白期間が出ないように日程を組みます。「切り替えを考えているけれど、何から始めればいいか分からない」という院長は、お気軽にご相談ください。初回のご相談は無料です。